Messestand planen: 7 Tipps für einen erfolgreichen Messeauftritt

Der Messestand als effektives Marketingtool für Unternehmen

Deutschland zählt weltweit zu den Top-Messeländern. Hier finden jedes Jahr 160 bis 180 internationale und nationale Messen statt – und diese ziehen insgesamt rund zehn Millionen Besucher an! 

Ein erfolgreicher Messeauftritt ist ein nicht zu unterschätzendes Marketing-Tool, das – richtig genutzt – viele Vorteile hat:

• Aufbau und Pflege von Kundenbeziehungen
• Gewinnung von neuen Zielgruppen und Geschäftspartnern
• Zielgruppenanalyse
• Imageaufbau und -pflege
• Marktforschungstool für neue Produkte
• Vertrieb stärken
• Wettbewerber kennenlernen und analysieren
• Mit dem richtigen Werbemittel langfristig in Erinnerung bleiben

Übrigens: Laut einer Umfrage halten 83 % der befragten Unternehmen, die selbst auf Fachmessen ausstellen, diese für relevant im Marketing-Mix – gleich nach der eigenen Website (90 %).

Damit die Planung und Organisation einer Messe erfolgreich wird, kommen hier unsere 7 Tipps.

 

Tipp 1: Messestand planen

Neben den vielen anderen Messeständen ist es wichtig, als Unternehmen mit einem erfolgreichen Messeauftritt die Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen. Um nichts dem Zufall zu überlassen oder in letzter Sekunde Kompromisse eingehen zu müssen, sollte rechtzeitig mit der Planung des Messestands begonnen werden. Wir empfehlen, je nach Größe und Aufwand vier bis sechs Monate einzuplanen.

Folgende Fragen, sollten bei der Planung des Messestands im Fokus stehen:

• Was ist unser Ziel?
  Neue Kunden gewinnen, die Zielgruppe erweitern, ein neues Produkt auf dem Markt platzieren, Mitarbeiter finden, das Image des Unternehmens pflegen und stärken, etc.
• Wer ist die Zielgruppe?
  Nur wer seine Zielgruppe kennt, kann sie zielgerichtet ansprechen. Für ein modernes Publikum sind Kugelschreiber und Notizblöcke vielleicht nicht die passenden Give-aways, für andere steht vor allem die Nachhaltigkeit der Werbemittel im Fokus.
• Was soll den Besuchern in Erinnerung bleiben?
  Mit dem Look des Messstands und der Auswahl der Werbemittel können Unternehmen verschiedene Botschaften senden – von modern und edgy über nachhaltig und weltoffen bis traditionsbewusst und beständig.

Um den Messeauftritt möglichst erfolgreich und effizient zu gestalten, ist auch die Wahl der passenden Veranstaltung von großer Bedeutung. Eine Übersicht über kommende Messen gibt es beim Verband der deutschen Messewirtschaft. Hier gibt es zudem verschiedene Tools, die Unternehmen bei der Planung unterstützen können.

Tipp: Wenn das Ziel festgelegt ist, kann die gesamte Kommunikation darauf aufgebaut werden. Ein Motto oder Slogan kann sich sowohl grafisch als auch textlich durch die Planung und Kommunikation ziehen.

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Tipp 2: Messekommunikation: Messeauftritt erfolgreich bewerben

Obwohl der Messestand gut geplant ist und optisch einiges hermacht, kommen einfach zu wenige potenzielle Kunden an den Stand? Das könnte daran liegen, dass sie nichts vom Messeauftritt wissen. Damit es gar nicht erst so weit kommt, lohnt es sich vorab viel Werbung für den Messestand zu machen und Aufmerksamkeit für den Messebesuch zu generieren.

Um auf den eigenen Messeauftritt aufmerksam zu machen, können Unternehmen auf verschiedene Kommunikationskanäle zurückgreifen:

• Save-the-Date-Einladungen per Mail an Kundschaft und Geschäftspartner verschicken
• Messestand im Newsletter ankündigen
• Postings auf den Sozialen Netzwerken (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, Twitter und Co.) und Social-Media-Kampagnen mit zielgruppengerechter Werbung planen
• Blogposts über die Vorbereitungen der Messe verfassen
• Flyer mit Messeankündigung drucken und verteilen
• Pressemitteilungen verschicken und in Redaktionen arbeitende Personen direkt kontaktieren

Tipp: Termine für persönliche Gespräche anbieten und so ganz gezielt potenzielle Kunden am Messestand begrüßen.

 

Tipp 3: Kosten- und Zeitplanung für den Messeauftritt

Für eine erfolgreiche Messeplanung und einen gelungenen Messeauftritt ist es wichtig, nicht nur die Kosten, sondern auch die Zeitplanung im Blick zu behalten. Wer die ausgewählte Messe schon besucht hat, ist bei der Planung klar im Vorteil und weiß bereits, wo der Stand in der Halle im Idealfall sein soll.

Weitere Fragen, die bereits vor der Anmeldung geklärt werden sollten, sind die ungefähre Größe des Messestands sowie die Art des Stands – die gängigsten sind der Kopf-, Insel-, Reihen- und Eckstand. Je nach ausgewähltem Stand gibt es mehr oder weniger Platz für Grafiken und Inselstände sind beispielsweise besonders teuer, da für sie viele Quadratmeter Standfläche gekauft werden müssen.

Die Aussteller in Deutschland investieren viel in einen gelungenen Messeauftritt: 7,79 Milliarden Euro pro Messejahr.

Neben den Gebühren für die Standmiete gibt es weitere Posten, die in die Kalkulation mit einbezogen werden müssen:

• Transport, Montage und Aufbau des Messestands
• Betriebskosten vom Messestand (je nach Veranstalter Strom, Wasser, Reinigung)
• Versicherungen
• Personalkosten (Messevorbereitung, Reisekosten, Einsatz vor Ort, Übernachtung, Verpflegung)
• Verpflegung und Getränke am Messestand, auch für Besucher
• Werbemittel und Give-aways

Tipp: Rechtzeitig die ausgewählte Messe buchen – nicht nur, um den idealen Stand planen zu können, viele Messen bieten auch Frühbucherrabatte an.

 

Tipp 4: Die Aufmerksamkeit der Messebesucher gewinnen

Messewand, Messetheke, Roll-up oder doch lieber Displays und Bildschirme? Sich für die passenden Werbematerialien und Werbetechniken zu entscheiden, spielt eine große Rolle bei der Planung erfolgreicher Messestände. Diese dürfen sich gerne von der Masse abheben, wichtig ist aber immer, dass das Logo des Unternehmens klar zu erkennen ist. Ein gut gestalteter Messestand lockt nicht nur Besucher an, er wird auch öfter fotografiert und in den sozialen Netzwerken geteilt.

Idealerweise zieht sich ein roter Faden durch die Gestaltung des Messestands, der die Werte des Unternehmens erkennen lässt. Um die Messebesucher am Stand zu halten, sind Stehtische oder Sitzmöglichkeiten ideal. 

Je nach Messe können das Stühle und Bänke sein – oder wie wäre es mit einer Lounge mit Teppichboden und Sitzsäcken? Die Besucher können eine Pause einlegen, sich ausruhen und in entspannter Atmosphäre Gespräche führen. Ausgeruhte Besucher bleiben länger am Messestand, lernen das Unternehmen so besser kennen und behalten die Gespräche in positiver Erinnerung.

Interaktive Messestände für maximale Aufmerksamkeit

Eine emotionale Ansprache der Besucher, die überrascht, begeistert und in Erinnerung bleibt: Das kann mit einem interaktiven Stand erreicht werden. Interaktive Produkt- oder Unternehmenspräsentationen sorgen für ein besonderes Besuchererlebnis und sind eine Customer-Journey der anderen Art. Wie wäre es mit Touchscreens, auf denen Besucher die Herstellung von Anfang an begleiten können oder ein Quiz machen, bei dem ein Gewinn lockt?

Großflächige Projektionen auf interaktiven Messewänden sind schon aus der Ferne zu erkennen. Noch interessanter wird es, wenn sich die Elemente oder Präsentationen von den Besuchern selbst entdecken und steuern lassen. So wird eine Verbindung zum Unternehmen geschaffen, die lange in Erinnerung bleibt.

Wer das passende Budget und genug Zeit für die Planung hat, kann seinen Messebesuchern auch ein ganz besonderes Erlebnis bieten: das Eintauchen in Produkte, Herstellungsprozesse oder in das Unternehmen selbst mittels Virtual Reality. Dank VR-Brillen und dem passenden 3D-Modelling lassen sich beispielsweise große Bauteile von allen Seiten begutachten oder selbst spielerisch zusammenbauen. Besucher können in Fabriken und Logistikzentren in andere Länder reisen oder die Produkte im Einsatz erleben.

 

Tipp 5: Social-Media-Begleitung

Der Messeauftritt ist bis ins kleinste Detail geplant, der Messestand aufgebaut – ideal um Content für Social Media zu produzieren. Es lohnt sich, die Messetage auf allen bekannten Plattformen zu begleiten, von Facebook über TikTok bis LinkedIn. Der Content ist da, er muss nur genutzt werden! Gerade bei Messen, die über mehrere Tage gehen, lohnt sich eine intensive Begleitung, da Follower so neugierig werden und spontan auf der Messe vorbeikommen.

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Auch der Rest der Messe darf auf Social Media vorkommen, um noch mehr Lust auf einen Besuch zu machen. Vielleicht gibt es Kunden, die kurz interviewt werden können? Oder Besucher, die in einem Satz etwas zum Stand und Unternehmen sagen? All das kann auch für ein abendliches Rückblick-Video zusammengeschnitten werden.

Weitere Tipps und Anregungen zum Thema Social-Media-Marketing gibt es auf unserem Blog.

Tipp: Hashtag passend zur Messe kreieren

Mit einem passenden – und gerne kreativen – Hashtag können die Postings direkt gefunden werden. Gut angekündigt und auch auf der Messe beispielsweise auf einer Fotowand platziert, animiert er Besucher ihn ebenfalls zu nutzen. So verbreiten sich Beiträge über den Messeauftritt organisch und potenzielle Kunden fühlen sich dem Unternehmen verbundener. Dazu kann noch der offizielle Messe-Hashtag genutzt werden, falls vorhanden. Reposten, teilen und kommentieren von Besucherbeiträgen bringt zusätzliche Aufmerksamkeit und Reichweite.
 

Tipp 6: Passende Werbemittel für die Messe auswählen

Um auf einer Messe erfolgreich aufzutreten, kommt es auf viele Faktoren an – ein ansprechender Stand, ein freundliches und kommunikatives Team oder die vorherige Bewerbung. Aber seien wir mal ehrlich: Jeder liebt Give-aways!

Mit den passenden Werbemitteln für die Messe können Besucher an den Stand gelockt werden, ins Gespräch kommen, mehr über das Unternehmen erfahren und Logos nicht nur über das Messegelände tragen, sondern auch weit darüber hinaus verbreiten. Im Idealfall bleibt das Unternehmen so auch noch lange nach der Messe im Gedächtnis der (potenziellen) Kunden und Geschäftspartner.

Wer jetzt aber denkt, Besucher mit Give-aways auf der Messe überschütten zu müssen, liegt falsch: Es kommt auf das passende Werbemittel an! Und hier können die Überlegungen bei der Planung des Messestands zum Tragen kommen – wir erinnern uns, wer ist die Zielgruppe, wen möchte ich ansprechen usw. Auf den Kunden zugeschnittene Werbegeschenke sind wesentlich effektiver als der zehnte Kugelschreiber oder eine Tasse, die ganz hinten im Schrank verstaubt.

Give-aways im Corporate Design

Ebenfalls nicht zu vernachlässigen: das richtige Design. Die Werbeartikel der Messe sollten durchgehend im Corporate Design des Unternehmens gestaltet und das Logo klar erkennbar sein. Ideal ist es, wenn die Messebesucher ein Give-away bekommen, das sie immer wieder in die Hand nehmen und öfter nutzen können. So werden sie immer wieder auf das Unternehmen aufmerksam und vergessen es nicht so leicht.

Unsere Fußballplaner zur EM und WM vereinen all die oben genannten Punkte:

• Die Fußballplaner werden im Corporate Design des Unternehmens gestaltet, natürlich mit Logo und in der individuellen Firmenfarbe.
• Sie sind nachhaltige Werbemittel: für die Umwelt, da sie ökologisch und in Deutschland gedruckt werden, aber auch, weil sie nachhaltig in Erinnerung bleiben.
• Die Fußballplaner werden die ganze EM bzw. WM über immer wieder in die Hand genommen, weiter ausgefüllt oder hängen im Büro oder zu Hause aus.
• Unsere Fußballplaner fallen neben all den Flyern, Gummibärchen und Notizblöcken auf Messen positiv auf und sorgen direkt für Gesprächsstoff.

Unsere EM-Planer als Poster (verfügbar in DIN A1, DIN A2 und DIN A3)  sind vor allem bei B2B-Kunden beliebt, da diese gerne im Büro oder in der Werkstatt aufgehängt werden. Unsere Kompaktplaner im Postkartenformat (DIN A6) bieten eine große Werbefläche und vermitteln die Botschaft des Unternehmens besonders gut. Wer seinen EM-Planer immer griffbereit haben möchte, entscheidet sich für unseren Pocketplaner, der in jede Hosentasche passt. Warum haptische Werbemittel so wichtig sind und wie sie eine Werbebotschaft im Bewusstsein verankern können, erläutern wir im Blogbeitrag zum Thema Brand Awareness bei der Fußball-EM 2024.

Werbeartikel auf internationalen Messen

Auch wer international auf Messen unterwegs ist, greift mit unseren Fußballplanern mit Logo zum passenden Werbemittel. Dank der Übersetzung in alle Sprachen, von Englisch, Spanisch und in alle anderen Sprachen, können auch internationale Zielgruppen effektiv erreicht werden.

Ähnlich wie die WM ist auch die EM ein Fest der Nationen und lässt die Herzen der Menschen europaweit höherschlagen. Fußball bringt Menschen zusammen und mit dem EM- und WM-Planer werden Unternehmen immer wieder von Menschen gesehen und mit positiven Emotionen in Verbindung gebracht. Zudem merken die Besucher, dass ihre kulturellen Unterschiede respektiert und wertschätzt werden. Das schafft Vertrauen und stärkt die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden.

Wir setzen beim Druck unserer Fußballplaner als Werbemittel für den Messeauftritt bewusst auf Made in Germany. Der Versand erfolgt immer pünktlich zum Messestart – bei Bedarf natürlich auch ins Ausland. Und sollten sich unsere Kunden ganz spontan für die Fußballplaner als Werbemittel entscheiden, ist das auch kein Problem: Mit unserem vielseitigen Versandservice sorgen wir dafür, dass die Give-aways genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Mehr über unsere umfassenden Versandmöglichkeiten und unseren Versandservice gibt es auf unserem Blog. Dort gehen wir detaillierter auf die einzelnen Optionen ein und beantworten häufig gestellte Fragen. Zu den genauen Kosten für unsere Versandoptionen informieren wir unsere Kunden gerne persönlich – die Preise hierfür sind auf Anfrage erhältlich.

Tipps für übrig gebliebene Werbegeschenke

Wer zum ersten Mal Werbemittel bestellt, steht vor der Frage der richtigen Menge. Fehlen Erfahrungswerte, kann es schwer einzuschätzen sein, wie viel wirklich für die Messe gebraucht wird. 

Unsere Fußballplaner mit Logo sind zum Glück nicht nur für die kurze Zeit der Messe aktuell, sondern können auch darüber hinaus sinnvoll eingesetzt und ins Marketing integriert werden. Die Werbegeschenke können auch bei weiteren Messen wie Ausbildungs- oder Karrieremessen verteilt werden, auf Veranstaltungen verschenkt und ausgelegt, direkt an potenzielle Kunden verschickt oder auch an die eigenen Mitarbeiter verteilt werden.

 

Tipp 7: Messe Follow-up

Oft werden Wochen und Monate in die Vorbereitung der Messe gesteckt – doch an die Nachbereitung wird nicht gedacht. Dabei birgt ein gut geplantes Follow-up die Chance, weitere Kunden zu erreichen und die Reichweite zu steigern.

Mit folgenden Ideen wird das Follow-up ebenso erfolgreich wie der Messestand:

• Dankschreiben per E-Mail für den letzten Messeabend vorbereiten und an die gesammelten Kontakte schicken.
  Inhalt: Für den Besuch am Messestand und die netten Gespräche bedanken.
  Auch wenn der Aufwand höher ist: Mit einer personalisierten Anrede können sich Unternehmen von der Konkurrenz absetzen und dem Empfänger ein wertschätzendes Gefühl vermitteln. Je nach Lead kann die Ansprache auch variieren.
• Follow-up-Mail mit weiteren Informationen zum Unternehmen, Produkten oder Angeboten innerhalb einer Woche nach Messebesuch verschicken. Je mehr Zeit vergeht, desto eher haben die Besucher den Messestand und die Gespräche schon wieder vergessen. In der Mail alle relevanten Links zu Website, Social Media, Blog und Newsletter platzieren.
• Kontakte priorisieren: Welche Leads sind am relevantesten, wer sollte im Follow-up ganz gezielt angesprochen oder auch persönlich angerufen werden? Wer schon während der Messe die gesammelten Kontakte pflegt und sortiert, hat es später leichter.
• Auf Social Media die Messe Revue passieren lassen. Alle wichtigen Inhalte der Messe auch dort teilen, sodass Follower auch ohne Messebesuch wissen, was im Unternehmen gerade wichtig ist. Wichtig: Während der Messe nicht vergessen Fotos und Videos zu machen und diese auch zu sichten, um später nicht ohne gutes Material dazustehen.

Tipp: Ein Gewinnspiel kann auch dazu beitragen, die Aufmerksamkeit im Messe-Follow-up zu erhöhen. So können Produkte oder auch ein Unternehmensbesuch unter allen neuen Newsletter-Abonnenten oder Instagram-Followern verlost werden.

Fazit: So wird der Messeauftritt zum Erfolg

Mit den richtigen Ideen und einer guten Vorbereitung kann jeder einen erfolgreichen Messeauftritt planen. Ob Start-up, kleines Unternehmen oder Großkonzern – es kommt immer auf die Auswahl der passenden Veranstaltung, der Zielsetzung und Gestaltung sowie auf die Kommunikation an. Mit gut gestalteten Werbemitteln und Give-aways – wie unseren EM-Planern – bleiben Unternehmen auch lange nach dem Messebesuch noch in Erinnerung.